5 consideraciones a la hora de seleccionar herramientas de colaboración para equipos remotos

Las herramientas de colaboración digital existen desde hace años, pero para muchas empresas han pasado desapercibidas hasta ahora.

Desde el estallido del COVID-19, muchas organizaciones se han visto obligadas a pedir a sus empleados que trabajen desde casa. Esto ha convertido estas herramientas en una necesidad para las empresas cuyas actividades dependen de la colaboración entre empleados.

Encontrar las soluciones de colaboración adecuadas para tu empresa depende de la estructura y las necesidades únicas de tu organización. A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe tener en cuenta al explorar las distintas herramientas disponibles en la actualidad.

1. Comprender las necesidades de su empresa

La inmensa cantidad de software de colaboración disponible hoy en día ofrece a las organizaciones un número abrumador de opciones. Para reducir estas opciones, los directivos deben analizar las necesidades únicas del lugar de trabajo y, a continuación, seleccionar la solución más adecuada que las satisfaga.

Esto puede lograrse entrevistando a los empleados e identificando las áreas del proceso de colaboración en las que pueden tener dificultades. De este modo, el personal puede hacer una valiosa aportación durante el proceso de selección. La visión que proporcionan podría ser útil para elegir la herramienta de colaboración adecuada.

Una actividad concreta puede completarse de varias maneras, por lo que conocer cada proceso a través de los propios empleados puede revelar los mejores métodos para completarlos y, por conexión, las mejores soluciones para el trabajo.

Por ejemplo, un empleado puede tener dificultades para explicar una hoja de cálculo a otros empleados por teléfono. En esta situación, el proceso podría agilizarse y ser más preciso utilizando una herramienta de colaboración que ofrezca capacidades de compartición de pantalla rápidas y de alta calidad. Las empresas también podrían utilizar en esta situación hojas de cálculo basadas en la nube a las que los empleados puedan acceder y actualizar en tiempo real.

Una vez identificadas las necesidades de la organización, los directivos deben buscar el software que ofrezca las características adecuadas para satisfacer esas necesidades. El objetivo de utilizar estas herramientas es proporcionar a los empleados una experiencia de colaboración que sea tan eficiente y precisa como las interacciones cara a cara, por lo que puede ser necesario revisar muchas herramientas diferentes antes de encontrar la adecuada.

2. Compruebe la compatibilidad del software

Incluso después de identificar las necesidades de la empresa, las opciones de herramientas de colaboración disponibles pueden ser demasiado amplias. Para reducir el abanico de opciones disponibles, las organizaciones deben comprobar qué herramientas son realmente compatibles con los sistemas existentes de la oficina y de los empleados.

Esto podría ser un reto si el establecimiento es pequeño y no tiene un equipo de TI dedicado. Los propietarios de pequeñas empresas podrían contratar los servicios de proveedores de servicios informáticos gestionados para ocuparse de sus funciones de TI e identificar qué herramientas son compatibles con sus sistemas existentes.

Los proveedores de servicios de TI gestionados pueden examinar a fondo estas soluciones de colaboración y señalar las dificultades o deficiencias que puedan surgir al utilizarlas. El uso de determinados programas informáticos puede dar lugar a más problemas, y estas dificultades pueden requerir soluciones informáticas únicas. Las organizaciones de Townsville y Cairns deben tener cuidado a la hora de invertir en herramientas de colaboración a distancia antes de conocer sus capacidades y limitaciones.

3. Probarlas de antemano

Muchos creadores/proveedores de herramientas de colaboración ofrecen versiones de prueba de su software para que la gente pueda probarlas de antemano. Estas versiones de prueba pueden venir con una funcionalidad completa o limitada que permite a los usuarios hacerse una idea de las capacidades.

Los directivos deben ayudar a sus empleados a familiarizarse con estas herramientas haciéndoles probarlas en pequeños proyectos no arriesgados. Estos miembros del personal pueden entonces proporcionar comentarios sobre su experiencia en el uso de estas herramientas, y ayudar a identificar las limitaciones y deficiencias de cada una al realizar actividades empresariales rutinarias.

4. Disponibilidad de servicios de apoyo

La mayoría de las soluciones de software colaborativo ofrecen algún tipo de servicio de asistencia. Sin embargo, la calidad y la disponibilidad de estos servicios pueden diferir mucho entre los fabricantes.

Mientras que algunos ofrecen servicios de asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, otros pueden proporcionar servicios de asistencia sólo durante el horario laboral en días laborables. Los gestores deben considerar si su equipo necesitará asistencia fuera del horario laboral, ya que puede suponer un mayor coste.

Las organizaciones también deben examinar los tipos de servicios de apoyo que ofrecen estos proveedores. Algunos pueden ofrecer el envío de personal para configurar el software de colaboración y/o solucionar cualquier problema que los usuarios encuentren al utilizarlo, mientras que otros proveedores pueden ofrecer asistencia sólo por teléfono y dejar la resolución de problemas real al departamento de TI de la empresa con acceso a soluciones de TI limitadas.

Es posible que las empresas de Townsville y Cairns ya tengan sus recursos al límite debido a la pandemia, por lo que deberían optar por un proveedor de herramientas de colaboración que ofrezca servicios de asistencia completos para su producto

5. Pensar en las necesidades futuras

Se espera que las condiciones actuales de la pandemia sean la nueva «normalidad» durante el próximo año aproximadamente. Por ello, todas las empresas deberían empezar a pensar en estrategias a largo plazo que incluyan el uso de estas plataformas, especialmente si tienen planes de expansión en un futuro próximo.

Las empresas suelen desarrollar nuevas necesidades a medida que crecen. Es posible que estas necesidades futuras deban satisfacerse con las herramientas de colaboración que se están adquiriendo en el presente. Es posible que la organización pase a utilizar otras soluciones de colaboración en el futuro, pero este cambio podría ralentizar el crecimiento mientras los empleados se familiarizan con el nuevo software.

Si los empresarios pueden anticipar sus necesidades futuras y seleccionar una solución de colaboración en el presente que se base en esas necesidades, no tendrán que preocuparse de que su personal tenga que aprender un nuevo software.

Es importante recordar que la solución más cara puede no ser necesariamente la más eficaz para su empresa. Los directivos deben desconfiar de cualquier proveedor de herramientas de colaboración con sitios web llamativos, ya que la calidad del marketing no equivale necesariamente a la calidad de los productos.

En resumen, antes de comprar una herramienta de colaboración para equipos remotos, hay que evaluar las necesidades de la empresa, reducir la lista de software disponible en función de la experiencia del usuario y la compatibilidad, y hacer una elección que pueda beneficiarles también en el futuro.

Biografía del autor:

Andrew Bischof es el propietario/director de Future Computers, un proveedor de soluciones informáticas en el norte de Queensland. Su sueño de trabajar en TI se hizo realidad cuando se trasladó a Cairns y se hizo cargo de Future Computers en 2003. Desde entonces, ha estado proporcionando Soluciones informáticas en Townsville, Cairns y el norte de Queensland. Su objetivo es proporcionar a los clientes soluciones de TI que sorprendan, inspiren y deleiten.